O Governo do Amazonas instituiu, por meio do Decreto nº 42.727, o Sistema Integrado de Gestão Eletrônica de Documentos (Siged), como sistema eletrônico oficial dos órgãos e autarquias do Poder Executivo Estadual, para autuação, produção, tramitação e consulta de processos administrativos eletrônicos. O objetivo da medida, publicada no Diário Oficial do dia 8 de setembro, é reduzir custos, aumentar a eficiência e promover maior transparência por meio da Tecnologia da Informação e Comunicação.
A implantação vem sendo realizada de forma gradativa e não deve ultrapassar o prazo máximo de oito meses, a contar da data de publicação do Decreto. As atribuições operacionais relativas à implantação e à continuidade do Siged são de responsabilidade de cada órgão e entidade.
O sistema é acompanhado por um Núcleo Gestor, composto pela Secretaria de Estado de Administração e Gestão (Sead), pela empresa Processamento de Dados do Amazonas (Prodam) e pela Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz), que desenvolveu o sistema.
Celeridade na saúde – O Siged já foi instalado em 100% das unidades de saúde da capital vinculadas à Secretaria de Estado de Saúde (SES-AM). Hospitais e prontos-socorros, Serviços de Pronto Atendimento (SPAs), policlínicas, Centros de Atenção Integral à Saúde da Criança (Caics), Centros de Atenção Integral à Melhor Idade (Caimis), além da sede da secretaria, fundações, Central de Medicamentos e Central Unificada de Regulação e Agendamento, já estão utilizando o sistema de tramitação dos processos internos.
De acordo com o secretário executivo adjunto de Gestão Administrativa da SES-AM, Marcus Martins, além, de garantir transparência e legalidade aos trâmites processuais, o Siged possibilita economia de recursos públicos.
“São aproximadamente R$ 2,5 milhões em economia que podem ser investidos em outras áreas. Além disso, a celeridade processual, nós temos a garantia de que o processo vai ser acompanhado de forma mais adequada através do sistema, e também a captação processual, uma vez que as unidades vão ter acesso aos processos e o fluxo de pessoas aqui na secretaria acaba diminuindo, trazendo mais tranquilidade para trabalhar”, observou Marcus Martins.
Ele destaca o benefício para os usuários do sistema de saúde. “Antes do Siged, toda vez que o usuário entrava com uma reclamação formal numa unidade de saúde, isso era processado, tramitava dentro da unidade e ainda ficava aguardando vir até a secretaria o processo físico. Então, dependia de motorista, de carro, e hoje não. É em tempo real, qualquer solicitação entra em tempo real no sistema e tramita em questão de milésimos de segundos”, ressaltou o secretário.
Otimização – A Fundação Hospital Adriano Jorge (FHAJ) já utiliza o Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (Siged) de forma 100% digital, garantindo economia com a redução expressiva na impressão de processos, memorandos e documentos afins, além da otimização do fluxo de trabalho entre setores, órgãos e fornecedores.
“O Siged manteve o princípio da economicidade e só trouxe benefícios, em todos os aspectos. Trouxe mais celeridade ao despacho de documentos, manteve o princípio da sustentabilidade, proporcionou maior segurança aos documentos, diminuiu o tempo de tramitação do documento e o risco de perda”, pontuou o diretor-presidente da FHAJ, Ayllon Menezes.
“Trouxe benefício diretamente ao usuário, porque, com a brevidade da tramitação dos processos, conseguimos adquirir, por exemplo, bens de forma mais rápida e, assim, reverter o material necessário para poder prestar o serviço ao paciente”, acrescentou Menezes.
Segurança – Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do Siged terão sua autoria, autenticidade e integridade asseguradas mediante a utilização de assinatura eletrônica de uso pessoal e intransferível. Cada usuário utiliza um token, dispositivo eletrônico para acessar o sistema.
“Ao invés de a pessoa colocar a assinatura física, ela coloca a digital, do lado direito do documento. Você faz o documento, insere para enviar para o setor, vai assinar digitalmente, e cada pessoa que utiliza precisa do token para colocar sua senha, você dá uma forma segura ao documento, na assinatura”, frisou o gerente de Contratos e Convênios da Fundação Adriano Jorge, Abraão Guimarães.